邮寄机要文件需要遵循以下步骤和注意事项：
发件单位流程
将机要信件送到当地邮政机要通信部门，办理交寄手续。
由机要通信部门通过专门渠道将邮件送达本省省会城市，由省邮政机要通信部门登记接收。
省邮政机要通信部门再将邮件转送目的地省份的省会城市，由当地机要通信部门登记接收，并派机要通信人员送达接收单位。
个人邮寄限制
一般个人不能进行机要邮寄，如果确实需要，必须单位开证明才能去邮局邮寄。
邮寄准备
携带单位公章到邮政局机要通讯处办理，先注册一个账号，开通业务。
把需要邮寄的材料交给经办人员密封处理，并且填写收件人信息。
每次邮寄时，携带注册账号本子和要邮寄的材料去直接办理邮寄。
邮寄方式
机要邮件可以通过专门的机要信封或专人专车的方式寄送。
使用红色或紫色、特制的防伪材料的信封，并在信封上标注机要密级和紧急程度。
选择背景审查过的专人专车团队，并在寄送过程中进行随时监控和跟踪。
遵守法规
寄送机要邮件需要遵守相关法律法规及管理规定，依法办理机要文件传递手续。
通过以上步骤和注意事项，可以确保机要邮件的安全、及时寄达。建议发件单位提前准备好所有必要材料，并严格按照流程操作，以确保邮件的安全性和保密性。