会计人员在日常工作中应当采取以下措施来保护自己:
沟通记录方面
尽量避免语音电话沟通,优先选择文字交流,并对手机聊天记录进行备份,以确保沟通内容有准确的记录,在出现争议或问题时可作为依据。
文件签署方面
准备一个小签字章,对于不想签的文件使用它,避免在一些可能存在风险或不符合规定的文件上签下自己的名字,保证自身行为符合公司规定和职业操守。
签字前一定要仔细阅读文件内容,确保文件的真实性和合法性,避免在不完整的凭证上签字,减少潜在的风险。
人员与环境管理方面
外来人员进入财务室时,安排其在会议室等待,限制外来人员的活动范围,降低信息泄露的风险。
记得随时锁柜子,电脑随时锁屏,保护敏感信息的安全。
资料借阅方面
所有人借阅任何资料只能在财务室查看,不可带走,若要带走必须签字确认。严格把控资料的流向,防止资料丢失或被不当利用。
若要借走原件,需走OA审批流程,借阅文件扫描上传,同时财务负责人与双方部门领导均要签字。
报表处理方面
对于收到的任何报表,不改动其中内容,而是复制一份留底。若发现数据问题,通过标注颜色截图发给相关人员核对,保证报表的原始性和完整性。
数据与文件提供方面
若需要财务提供数据或文件,先告知领导并获得同意,能截图或者复印就不给原件,确保信息提供是经过公司内部流程认可的,同时通过提供副本的方式保护原件的安全性。
报销处理方面
遇到报销有问题且对方要求通融时,让其找领导签字,避免因个人决定而违反报销制度,将决策责任交予领导,维护财务工作的规范性。
法律武器的使用
熟记《中华人民共和国会计法》,运用法律武器保护自己,在对外报出的报表及相关原始凭证中,一定要单位负责人签字。
交接工作方面
接手新工作一定要做好交接工作,纸质资料和电子文件全部交接好,必须有专人负责监交,移交清册应当经过监交人员审查和签名、盖章,作为交接双方明确责任的证件。
个人信息保护
驾驶证、银行卡、信用卡绝不在公司内部使用,身份证信息仅用于正当的职责登记与留档,避免任何不必要的泄露。离职时,及时更改在工商税务和银行留存的信息,尤其是财务负责人和办税人身份信息及手机号。
通过以上措施,会计人员可以有效保护自己,避免因不当行为或疏忽而带来的职业风险和法律后果。